Стресс-тест для системы бюджетирования

Как понять, что ваша система бюджетирования эффективна?

Система бюджетирования на предприятии – это ваша возможность управлять финансами, сокращать затраты и избегать кассовых разрывов. Какой же бывает эффективная система бюджетирования?

Для того, чтобы успешно выполнять свои функции, система должна быть удобна в работе, а затраты на нее не должны превышать сумму, которую она помогает сэкономить. Кроме того, она должна иметь потенциал для развития вместе с бизнесом.

Как оценить эффективность системы бюджетирования?

Прежде всего, вам следует провести диагностику процесса. Совсем не обязательно привлекать для этого консультантов: вы можете сделать это самостоятельно, просто ответив на ряд вопросов.

Условно эти вопросы можно разделить на три блока: методологические, организационные и технические.

Наш метод!

Методологические вопросы позволят вам узнать, как и насколько эффективно удается решать стоящие перед бизнесом задачи. С их помощью вы узнаете:

• Насколько хорошо регламентированы процедуры,
• Каковы пределы снижения цены и объемы финансирования при увеличении производства.

Так, если мы хотим увеличить выручку, нужно понимать, за счет чего мы планируем это сделать – сокращения издержек или увеличения цены, чтобы выбрать наиболее правильный для компании способ.

Ответы на организационные вопросы помогут вам понять, как формируются бюджеты в компании, кто их готовит и исполняет. Часто бывает так, что все бюджеты по подразделениям готовит одна служба – финансовая. Но этот подход непродуктивен: уникальной информацией о финансах подразделения владеют исключительно его сотрудники, а не представители финансовой службы. В конечном итоге это вызывает сложности при распределении средств.

Хотите разобраться в организационных нюансах? Ответьте на следующие вопросы:

• Вовлечены ли все необходимые подразделения в процесс бюджетирования?
• Пострадает ли бюджетирование, если уволятся ключевые сотрудники, и насколько легко найти им замену?
• Сопоставимы ли бюджетные формы компаний внутри группы?
• Насколько сложно консолидировать бюджеты?

Выбор оружия

Очень важен инструментарий бюджетирования. Бывает так, что каждая компания в группе готовит бюджет в наиболее удобной форме, а в дальнейшем финансисты сопоставляют их вручную.

Как правило, учет ведется в специализированных системах и при этом могут возникать сложности, связанные с двойным вводом данных, когда внесенную в программу информацию для проведения план-фактного анализа дублируют в Excel. Это затягивает процесс получения данных, а также увеличивает вероятность возникновения ошибок, связанных с человеческим фактором. Для оценки эффективности нужно понимать, сколько времени занимает перенос данных, какое количество ошибок могут допускать сотрудники, в какие сроки и в каком виде руководство сможет получать информацию, а также насколько она защищена.

Чтобы понять, насколько гибка и эффективна такая система, необходимо оценить:

• Позволяет ли она использовать параметрические критерии,
• Предусмотрено ли несколько разных сценариев развития событий,
• Насколько система адаптивна к переменам в бизнесе,
• Насколько сложно вести сопровождение и вносить изменения.

Подведем итоги

Итак, мы можем определить несколько общих для любого бизнеса или производства критериев эффективной системы бюджетирования.

• Во-первых, система должна отвечать задачам бизнеса и помогать формировать прогнозы.
• Во-вторых, она не должна зависеть от личности исполнителя.
• В-третьих, система должна давать всю необходимую информацию в минимальные сроки.
• В-четвертых, у нее должен быть потенциал для развития.

Ответы на описанные выше вопросы помогут вам оценить, насколько используемая у вас в компании система бюджетирования эффективна. Если выводы неутешительны, эта информация поможет вам определить «слабые места» и успешно их ликвидировать.

Если вы хотите сделать процесс бюджетирования более эффективным, обратите внимание на специализированные программные продукты. Таким продуктом является БИТ.ФИНАНС. Его возможности позволяют:

• Избегать кассовых разрывов;
• Оперативно получать данные о финансовом состоянии компании, затратах на отделы и подразделения.

Вы можете подробно ознакомиться с возможностями продукта, связавшись с нашими специалистами и заказав бесплатный тест-драйв.

Текст подготовлен по материалам статьи Ивана Черныша «Стресс-тест для вашей системы бюджетирования» («Финансовый директор», www fd.ru)

Иван Черныш, эксперт в области финансового учета, руководитель корпоративных проектов компании «Первый БИТ». За его плечами восьмилетний опыт реализации более 30 проектов в компаниях различных отраслей деятельности.