Производственное предприятие «Репер-НН» в 2 раза ускорило обработку заявок на оплату благодаря БИТ.ФИНАНС

Финансовая служба «Репер-НН» вела мастер-бюджеты с помощью электронных таблиц. В группу компаний входит несколько юридических лиц. Для ведения регламентированного учета по каждой организации была выделена отдельная база данных в 1C:Бухгалтерия предприятия 8, редакция 3.0. Аналитические отчеты формировались в ручном режиме, т.к. пользователи собирали фактические данные из нескольких баз, переносили в Excel и уже там анализировали сводные показатели.

Рост компании и выход на международный рынок требовал ускорения процессов сбора управленческой отчетности.

Финансовый директор сформулировала требования к новой автоматизированной системе. Необходимо было организовать централизованное казначейство и получать факт по БДР, сократив ручные операции и дублирование данных.

Для выбора решения, финансовая служба изучила ранок программных продуктов для автоматизации управленческого учета. Решение «БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет» отвечало ряду критериев:

• гибкость системы позволяла перестраивать структуру бюджетов под меняющиеся требования компании;
• цена продукта и проекта по внедрению была в рамках отведенного бюджета на автоматизацию;

Проект по внедрению доверили компании «Первый Бит», у которой есть офис в Нижнем Новгороде. Было важно, что специалисты ИТ-интегратора могли очно, быстро и без накладных расходов на командировки провести обучение пользователей и оказать оперативную поддержку с выездом на место. Чтобы убедиться в квалификации проектной команды, финансовый директор ООО «Репер-НН» получила обратную связь у других заказчиков нижегородского офиса со схожими проектами. Референс был положительным, и подрядчика утвердили.

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА:

С точки зрения организационной структуры, систему БИТ.ФИНАНС установили как отдельную базу. Далее был выполнен обмен [БИТ.ФИНАНС] – [несколько баз 1С:Бухгалтерии 8]. Базы обмениваются только платежными документами, от полноценного обмена удалось отказаться.

В реализованной структуре сбор факта осуществляется с помощью встроенного механизма получения данных. В БИТ.ФИНАНС ведется централизованное казначейство (планирование, согласование заявок, сбор факта по бюджету из разрозненных баз 1С).

РЕЗУЛЬТАТЫ АВТОМАТИЗАЦИИ:

1. Автоматизировано консолидированное казначейство и сбор Бюджета движения денежных средств:
   • инициаторы платежей вносят заявки на расходование ДС, казначей согласовывает их через специальный АРМ, оплачивает через клиент-банк
   • сотрудники видят оплачен ли их счет, сколько денег осталось в бюджете ЦФО, а руководитель может спрогнозировать кассовые разрывы, выделить свободные средства для инвестиционных проектов
   • сотрудники финансовой службы могут в режиме реального времени сравнить план-факт по исполнению бюджетов и контролировать остатки лимитов

   Ключевое достижение: минимизированы потери данных и ошибки, обработка заявок занимает вдвое меньше времени.

2. Реализован обмен с программой 1С:Бухгалтерия. Данные, необходимые для управленческого учета, попадают в БИТ.ФИНАНС автоматически и не требуют ручного переноса, дублирования.

   Ключевое достижение: Трудозатраты в подразделениях и ошибки сократились в 2 раза.

3. Автоматизирован процесс планирования мастер-бюджетов (БДР и БДДС), а также бюджета производства по формулам и по статьям.
4. Реализован инструмент автоматического контроля расходования ДС. В режиме реального времени идет постатейная проверка соответствия лимитам.
5. Автоматизирован сбор факта для Бюджета доходов и расходов из разных баз 1С. Для этой цели
   • учет в БИТ.ФИНАНС был выполнен на отдельном управленческом плане счетов.
   • данные из 1С:Бухгалтерии подгружаются в БИТ.ФИНАНС в виде проводок (использован типовой механизм получения фактических данных)
   • на основании этих данных автоматически формируется факт по БДР (использован механизм трансляции).

Таким образом, можно получать факт по нескольким организациям. Автоматические правила работают быстро и исключают человеческий фактор в сборе данных. В итоге компания получает оперативные и точные данные, при этом экономит на поддержке системы (нет необходимости настраивать и поддерживать нетиповой обмен).