Международный разработчик антивирусного ПО «ESET Software» на 30% ускорил согласование заявок благодаря БИТ.ФИНАНС

СИТУАЦИЯ НА СТАРТЕ ПРОЕКТА:

Для составления финансовой отчетности, ведения бюджетирования и согласования платежей в компании применяли кастомизированный финансовый модуль на базе 1С:Управление торговлей и Excel. Для согласования договоров использовали систему ActiveCollab.

Работа в трёх системах, дублирование операций, сбор данных в excel – всё это усложняло процессы, а время на формирование отчетности часто превышало разумные значения.

Компании «ИСЕТ Софтвеа» требовалась единая система учета, функционал которой объединил бы в себе возможности текущих программ и, при этом, позволил отказаться от дублирования данных. Для этой задачи подошло решение «БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет» на 1С:Бухгалтерия 8.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА:

1. Перевести процессы бюджетирования, казначейства и согласование договоров в единое пространство. Критерий: отсутствие дублирующих операций в разрозненных программах.

2. Внедрить прозрачную систему, в которой каждый участник процесса формирования, согласования и оплаты заявок, согласования договоров мог контролировать ход процесса.

3. Реализовать автоматический контроль соблюдения бюджетных лимитов при создании заявок на расходование ДС.

4. Обеспечить возможность сбора плановых и фактических данных в едином контуре и проведения план-фактного анализа по ДДС и БДР.

КЛЮЧЕВЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА:

В ходе проекта специалистами компании «Первый Бит» было внедрено решение БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет и его подсистемы: Казначейство, Управление Договорами и Бюджетирование.

В рамках данных контуров были выполнены следующие работы:

Казначейство:

1. Внедрена схема согласования прогнозов платежей и заявок на расходование денежных средств
2. Реализовано оповещение на эл. почту ответственных за согласование.
3. Введено использование реестров-платежей
4. Настроены права доступа для сотрудников по ЦФО и постатейно.
5. Настроены отчеты по казначейству для Инициаторов и сотрудников финансового отдела.

Управление договорами:

1. Внедрено согласование договоров
2. Реализовано оповещение на эл. почту ответственных за согласование договора.
3. Введена система обсуждений по документам согласования.

Бюджетирование:

1. Внедрено формирование плановых данных по бюджетам БДР и БДДС
2. Настроен контроль заявок на расходование дс по бюджету ДДС
3. Настроены отчеты по бюджетам и план-фактный анализ по БДДС и БДР
4. Проведено обучение работе в новой системе всех участников процесса.

Получение консолидированных данных по ГК:

Настроено получение фактических данных из других баз, для получения консолидированной отчетности

В настоящее время система введена в эксплуатацию и находится на сопровождении.

«Проект по автоматизации имеет большую ценность для нас. Мы видим много положительных изменений: система прогнозирования денежных потоков стала прозрачной и удобной, согласование заявок на расходование занимает на 30% меньше времени, процесс стал более структурированным, сократились претензии со стороны партнеров по несвоевременному исполнению обязательств и при этом, контроль за соблюдением лимитов проводился оперативно.

Компания «Первый Бит» проявила себя как компетентный интегратор программных решений и надежный партнер по автоматизации финансовых процессов и управленческого учета. Благодарим проектную команду Первого Бита за качественно выполненную работу с соблюдением обговоренных сроков. Мы довольны функционалом программы «БИТ.Финанс. Управленческий учет» и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество».

Курбатов Геннадий Геннадьевич
Генеральный директор ООО «ИСЕТ Софтвеа»