Автоматизация казначейства и бюджетного контроля в инжиниринговой компании «РусИнтелКом»

ЗАДАЧИ:

1. Создать единую базу для работы с документами и задачами бизнес-процессов казначейства и бюджетирования за счет бесшовной интеграции систем на платформе «1С»;
2. Автоматизировать процесс внесения плановых данных и проведения план-фактного анализа ДДС и БДР по нескольким юрлицам в едином структурированном архиве.
3. Сократить количество ручных операций и исключить дублирование данных в разные учетные программы;
4. Ускорить процесс работы с заявками на расходование денежных средств;
5. Ускорить утверждение внутренних документов за счет внедрения маршрутов согласования, учитывающих очередность согласования заявок разными пользователями (инициатор платежа моментально видит изменения статуса заявки, а ответственные лица оперативно получают задачу по визированию).

ОПИСАНИЕ ВНЕДРЕНИЯ:

Для ведения БУ и НУ использовали три отдельные базы 1С:Бухгалтерия 3.0. Процессы казначейства, планирования бюджетов и сбора управленческой отчетности велись в таблицах excel и на бумаге. Интеграция между учетными системами 1С и таблицами Excel отсутствовала, данные переносились вручную. Как следствие - сбор отчетности требовал много времени и ручного труда. Чтобы получать управленческую аналитику в нужных разрезах в «один клик» было принято решение консолидировать учет группы компаний в одной системе.

Предприятие обратилось за помощью в нижегородский офис Первого Бита. Специалисты проанализировали требования к системе управленческого учета и предложили «БИТ.ФИНАНС». После демонстрации было принято решение о приобретении программы. Преимуществом БИТ.ФИНАНС стала возможность настроить бесшовную интеграцию с БП 3.0, которой уже пользовались бухгалтера. В основной поставке уже были внесены нормативно-справочные данные и содержался архив хозяйственных операций за несколько лет. Надстройка БИТ.ФИНАНС на рабочую базу обеспечила единое хранилище всех документов компании.

Проект осуществили по стандартному алгоритму:

1 этап: аудит бизнес-процессов

2 этап: моделирование - от «as is» к «to be».

При подготовке к внедрению приняли решение избежать обмена между 3 системами, где велся бухгалтерский учет разных юрлиц.

3 этап: Проектирование и разработка

4 этап: Внедрение БИТ.ФИНАНС, обучение пользователей

Базы 1С:Бухгалтерии объединили в одной конфигурации, выполнили настройки типового функционала, провели обучение пользователей.

Казначейство: настроили права доступа для пользователей в разрезе ЦФО и статей бюджета, обучили пользователей формировать и согласовывать заявки на расходование в БИТ.ФИНАНС, ввели работу с реестрами платежей и настроили отчеты в разрезе требуемых аналитик.

Бюджетирование: обучили пользователей формировать планы по БДР и БДДС, строить отчеты, составлять план-фактный анализ по PNL и Cashflow совокупно по ГК и по каждому из юрлиц в отдельности.

5 этап: Запуск системы в эксплуатацию и начальное сопровождение. 

КЛЮЧЕВЫЕ ДОСТИЖЕНИЯ ПРОЕКТА:

• Сократились трудозатраты сотрудников на 35 %
• Cократились операционные и административные расходы на 15 %
• Ускорены сроки согласования заявок на 30 %
• Ускорено формирование консолидированной отчетности и план-факта по мастер-бюджетам на 200 %