Первый Бит автоматизировал систему планирования и учета денежных средств в агрохолдинге «Русское поле»

Агрохолдинг «Русское поле» - вертикально интегрированный холдинг полного цикла в Нижнем Новгороде. В состав холдинга входят птицефабрики по выращиванию и переработке птицы, птицеводческое предприятие по производству столового и перепелиного яйца, агрофирма по производству комбикормов и премиксов, предприятие по производству зерновых культур и собственная розничная сеть из более чем 200 магазинов в Нижегородской и Владимирской областях.

Прежде для ведения управленческого финансового учета на предприятии применялись таблицы Excel. Сотрудники казначейства планировали платежи на основании заявок, согласованных в бумажном виде, при этом согласование занимало продолжительное время. Инициатор заявки не знал, когда она будет оплачена. При подаче заявки не было видно остатка лимитирующего бюджета, а проверка на соответствие бюджету осуществлялась уже после согласования всеми ответственными, когда заявка на бумаге приходила в отдел казначейства. Трудоемко было обеспечить оперативность и достоверность учета, что могло повлечь принятие неэффективных управленческих решений.

Задачи проекта:

• Осуществить переход от бумажного документооборота на электронный в части управления денежными средствами всей группы компаний холдинга;
• Реализовать прозрачную систему, в которой каждый участник процесса формирования, согласования и оплаты заявок сможет контролировать ход всего процесса;
• Обеспечить автоматический контроль соблюдения бюджетных лимитов при создании заявки на расходование ДС;
• Автоматизировать сбор плановых и фактических данных в едином контуре и проведения план-фактного анализа по БДДС.

Описание проекта:

С 2012 года ООО «Управляющая компания «Русское поле» сотрудничает с нижегородским офисом компании Первый Бит. За годы совместной работы проектная команда Первого Бита доказала свою надежность и умение справляться с поставленными задачами в заданные сроки. Поэтому, для выполнения работ по автоматизации управленческого учета, обратились к проверенному системному-интегратору.

Для автоматизации управления денежными средствами был выбран продукт «БИТ.ФИНАНС. Холдинг», поскольку типовой функционал программы позволял закрыть основную часть потребностей.

В результате внедрения контура «Казначейство» проектная команда обеспечила:

• Ввод плановых данных утвержденных бюджетов и автоматическую проверку заявок на соответствие плановым данным БДДС;
• Автоматическое формирование фактических данных БДДС при импорте данных из клиент-банка;
• Визирование в электронном виде (механизм позволяет участникам процесса контролировать согласование заявки на расходование денежных средств);
• Согласование заявок с помощью мобильного приложения, что позволило повысить оперативность согласования.
• Автоматическое формирование реестров платежей на день на основании утвержденных к оплате заявок на расходование ДС, а также групповое формирование платежных документов.

Ключевые результаты проекта:

• Создана единая система планирования и сбора фактических данных БДДС по группе компаний;
• Реализована единая система согласования заявок в электронном виде для всех организаций, входящих в группу компаний «Русское поле»;
• Настроено оповещение ответственных через мобильное приложение о заявках на расходование ДС, требующих согласования. Это повысило скорость согласования реестров платежей даже когда согласующие находились вне офиса.
• Холдинг перешел от ведения бумажного документооборота, за счет чего сокращены рутинные операции и оформление документов вручную. Система взаимодействия между участниками процесса стала прозрачной и понятной на всех этапах согласования.

«Компания «Первый Бит» проявила себя как компетентный разработчик программных решений и надежный партнер по автоматизации финансовых процессов и управленческого учета. Подсистема «Казначейство» программного комплекса «БИТ.ФИНАНС. Холдинг» успешно введена в эксплуатацию и находится на поддержке».

Заместитель директора департамента ИТ

ООО «УК «Русское поле»

Трушков Александр Александрович